Organizacja konferencji:

-biznesowych

-naukowych

-inauguracyjnych

Zajmujemy się kompleksowo realizacją poszczególnych etapów konferencji, po wcześniejszym określeniu jej specyfiki i rodzaju.

 

Zakres naszych działań obejmuje:

1.   Uczestnicy konferencji – współpracujemy z przedstawicielami następujących podmiotów: jednostki naukowo-badawcze, przedsiębiorstwa / przedsiębiorcy, samorządy terytorialne, instytucje otoczenia biznesu.

 

2.   Uczestnictwo w konferencji

• Organizujemy systemy zgłoszeń na konferencję.
• Przygotowujemy listy obecności uczestników konferencji.
• Przygotowujemy identyfikatory dla uczestników konferencji

 

3.   Program konferencji

• Przygotowujemy szczegółowy program konferencji wraz z tytułami poszczególnych prezentacji, imionami i nazwiskami prelegentów, nazwy instytucji, kraj, godziny programowe itd.
• Przygotowujemy pełny harmonogram prac z przedstawieniem Klientowi podziału zadań związanych z organizacją konferencji, uwzględniając zespół personalny.

 

4.   Prelegenci i Goście specjalni

• Zapewniamy udział w konferencji prelegentów polskich oraz zagranicznych – w zależności od tematyki konferencji oraz potrzeb Klienta.
• Zapewniamy tłumacza właściwego języka, który przetłumaczy prezentację oraz inne materiały przygotowane przez prelegenta, a także jego wystąpienie podczas konferencji.
• Zajmujemy się pełną współpracą z prelegentami (podpisywanie umów, koordynacja prezentacji multimedialnych, identyfikatory itp.)

 

5.   Materiały konferencyjne

• Projektujemy, drukujemy i dostarczy na miejsce spotkania materiały konferencyjne oraz promocyjne (upominki i gadżety). W zakres materiałów konferencyjnych dla uczestników wchodzą: teczki, długopisy, program konferencji, prezentacje prelegentów, notatnik, ankieta ewaluacyjna i inne.

 

6.   Sekretariat konferencji

• Zapewniamy sekretariat  konferencji wraz z pełną obsługą. Zadaniem sekretariatu jest wydawanie materiałów konferencyjnych, ewidencjonowanie uczestników na listach obecności, wydawanie identyfikatorów, potwierdzanie delegacji służbowych, informowanie uczestników o przebiegu konferencji oraz innych sprawach organizacyjnych.

 

7.   Informacja i promocja

• Opracowujemy treści i komunikaty na temat planowanej konferencji. Przygotowujemy i rozsyłamy zaproszenia na konferencję. Zaproszenia wykonujemy w wersji papierowej (poczta, kurier) oraz w wersji elektronicznej (poczta elektroniczna).
• Informację o konferencji rozpowszechniamy za pomocą mediów. Zajmujemy się pełną współpracą z odpowiednimi serwisami internetowymi oraz dziennikarzami.
• Przygotowujemy dokumentację fotograficzną i filmową konferencji.
• Projektujemy i wykonujemy bannery promocyjne i reklamowe, które zostają zamieszczone w Sali konferencyjnej.
• Projektujemy ankiety ewaluacyjne.

 

8.  Wymagania techniczne i logistyka

• Zapewniamy kompleksową obsługę techniczną konferencji, a w tym: miejsce konferencji, wyposażenie sali w sprzęt multimedialny do prezentacji (rzutnik, komputer przenośny, ekran) oraz system nagłośnieniowy (mikrofony przewodowe i bezprzewodowe), salę tłumaczeń.
• Zapewniamy pełną obsługę cateringową.
• Zapewniamy prowadzącego/moderatora na cały czas trwania konferencji.
• Organizujemy transport oraz pełne zaplecze noclegowe.

 

Wszystkie elementy organizacji są wcześniej uzgadniane z Klientem.